Política de privacidad
Última actualización: [pendiente de fecha de publicación]
1. Datos que tratamos y cómo los obtenemos
1.1 Datos de cuenta
Para crear y gestionar tu acceso al servicio tratamos:
- Nombre y apellidos del usuario.
- Dirección de correo electrónico.
- Código de empresa (para acceso y autenticación).
- Rol dentro de la empresa (administrador, usuario).
- Fecha de alta y últimas conexiones.
El nombre, el correo electrónico y el código de empresa se utilizan exclusivamente para gestionar el acceso y la relación contractual. Kulram no los usa con fines comerciales, de perfilado ni los comparte con terceros salvo los encargados técnicos estrictamente necesarios.
Los datos de empresas que aparecen en los propios documentos procesados (razón social, NIF de proveedores y clientes, etc.) son datos del contenido documental. La lectura y clasificación inicial del documento ocurre localmente en el ordenador del usuario. Cuando se activa la extracción con IA, el contenido necesario se envía a los servidores de Kulram, que lo reenvían de forma inmediata a los proveedores de IA descritos en el apartado 5 y devuelven el resultado a la aplicación; Kulram no almacena de forma persistente el contenido de esos documentos, solo lo trata en tránsito para prestar el servicio.
1.2 Datos de facturación y suscripción
Para gestionar el pago de la suscripción tratamos:
- Plan contratado (Basic, Growth o Business) y fechas de suscripción.
- Historial de facturación (importe, concepto, fecha).
- Los datos de pago (número de tarjeta, etc.) son gestionados íntegramente por Stripe. Kulram nunca almacena datos bancarios en sus servidores.
1.3 Documentos escaneados desde el móvil
La función de captura móvil permite fotografiar documentos físicos desde un dispositivo móvil para transferirlos a la aplicación de escritorio. Cuando usas esta función:
- Las imágenes se suben temporalmente a nuestros servidores como paso necesario para sincronizarlas con la aplicación de escritorio.
- Una vez que la aplicación confirma la recepción, las imágenes se eliminan del servidor.
- El plazo máximo de retención si la sincronización no se completa es de 30 días.
- Las imágenes viajan cifradas por HTTPS y se almacenan en un directorio privado no accesible públicamente.
1.4 Uso de créditos de IA
Registramos datos de consumo de inteligencia artificial a efectos de facturación y auditoría:
- Número de lecturas realizadas, tipo de documento procesado (simple o complejo) y créditos consumidos.
- Empresa y usuario que realiza cada operación.
Kulram no almacena el contenido de los documentos procesados con IA. Véase el apartado 4 para más detalle.
1.5 Tickets de soporte
Si envías una solicitud de soporte, tratamos el mensaje, tu correo electrónico, código de empresa y cualquier archivo adjunto que decidas incluir voluntariamente.
1.6 Datos técnicos
Con fines de seguridad y funcionamiento, podemos registrar dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, marcas de tiempo de acceso, la página solicitada y la página de procedencia. Usamos estos registros de forma agregada para saber cómo llegan los visitantes a la web.
1.7 Solicitudes de acceso
Si rellenas el formulario de solicitud de acceso, tratamos el nombre (tuyo o de tu empresa), tu correo electrónico, el número de empleados, tu interés principal (opcional), cómo nos conociste (opcional), el plan que estabas consultando y la página desde la que enviaste el formulario, únicamente para responderte y para saber, de forma agregada, qué canales traen solicitudes. Los recibimos por correo y los guardamos en nuestra base de datos. Si no llegas a crear una cuenta, los eliminamos como máximo 12 meses después de tu solicitud.
1.8 Ajustes de la aplicación sincronizados entre dispositivos
Para que no pierdas tu configuración al reinstalar la aplicación o cambiar de ordenador, y para que los usuarios de una misma empresa compartan la misma configuración, los siguientes ajustes de la aplicación de escritorio se guardan también en nuestros servidores (antes vivían solo en el ordenador de cada usuario):
- Compartidos por la empresa: datos de la propia empresa (excepto certificados de firma y los datos del firmante, que se quedan solo en el PC), agenda de contactos, perfiles de extracción propios, categorías, reglas de nomenclatura y de distribución inteligente, plantillas de nombre de documento, y destinatarios de envío guardados.
- Personales de cada usuario: idioma de la aplicación, carpetas de destino configuradas para la distribución de documentos, y plantillas de email (cada usuario redacta las suyas, no se comparten con el resto de la empresa).
- Nunca se sincronizan: contraseñas (siguen en el almacén de credenciales de Windows), certificados de firma digital, ni los datos del firmante (nombre, DNI, imagen de firma manuscrita).
La agenda de contactos puede incluir datos personales de terceros que no son usuarios de Kulram: personas de contacto de proveedores y clientes del Cliente, y, si el Cliente los añade, sus propios empleados (por ejemplo, para la distribución de nóminas). Respecto de esos datos, Kulram actúa como encargado del tratamiento por cuenta del Cliente: los términos de ese encargo se describen en el Anexo de tratamiento de datos (DPA). El Cliente es responsable de tener base legal suficiente para incluir esos datos en la aplicación.
2. Finalidades y bases legales
| Finalidad | Base legal (RGPD) |
|---|---|
| Gestión de cuentas de usuario y empresa | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Facturación y gestión de pagos | Ejecución del contrato + obligación legal (art. 6.1.b y 6.1.c) |
| Sincronización de documentos móvil → escritorio | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Control del consumo de créditos de IA | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Atención al cliente y soporte | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
| Seguridad y prevención de accesos no autorizados | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
| Responder a solicitudes de acceso a Kulram | Consentimiento (art. 6.1.a) |
| Comunicaciones del servicio (cambios, incidencias) | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Sincronización de los ajustes de la aplicación entre dispositivos y usuarios de la empresa | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
3. Procesamiento local frente a procesamiento en servidor
Kulram está diseñado con un principio de privacidad por diseño: buena parte del trabajo ocurre directamente en el ordenador del usuario. La extracción con IA, en cambio, pasa por nuestros servidores como intermediarios técnicos hacia los proveedores de IA, que la reenvían de forma inmediata y no la almacenan de forma persistente: se trata en tránsito, únicamente para prestar el servicio.
🖥️ Procesado en tu ordenador
- Lectura de documentos PDF con texto digital ya incrustado
- Identificación preliminar de proveedores y clientes en documentos
- Renombrado y clasificación de archivos
- Distribución a carpetas locales o de red
- Organización del procesamiento por lotes
☁️ Pasa por nuestros servidores (en tránsito, sin almacenamiento persistente del contenido)
- OCR de documentos escaneados o fotografiados sin texto digital aprovechable (reenviado a Mistral AI)
- Extracción de campos con IA (reenviado a Mistral AI)
- Datos de cuenta (nombre, email, rol)
- Autenticación y sesiones
- Plan de suscripción y facturación
- Imágenes capturadas con el móvil (temporal)
- Registro de consumo de créditos de IA (metadatos, no el contenido)
- Mensajes de soporte
- Ajustes de la aplicación sincronizados: contactos, datos de empresa, perfiles propios, categorías, plantillas y reglas de nomenclatura/distribución (véase 1.8)
4. Inteligencia artificial y documentos
Cuando el usuario activa el procesamiento con IA en la aplicación de escritorio, el contenido del documento (o fragmentos relevantes) se envía a los servidores de Kulram, que actúan como intermediarios técnicos y lo reenvían de inmediato al proveedor de IA correspondiente para su lectura o extracción de datos. Este mecanismo existe para no exponer las claves de acceso a los proveedores de IA en la aplicación de escritorio de cada usuario. Kulram no almacena de forma persistente el contenido tratado de esta manera.
Kulram seleccionará proveedores de IA con garantías adecuadas conforme al RGPD y que no utilicen los datos enviados para el entrenamiento de sus modelos. El listado de proveedores activos se detalla en el apartado 5.
Kulram únicamente registra en sus servidores el número y tipo de operaciones de IA realizadas a efectos de facturación, nunca el contenido de los documentos procesados.
Recomendamos no procesar con IA documentos que contengan datos especialmente sensibles (salud, ideología, condenas penales, etc.) sin verificar previamente la política del proveedor de IA respecto a dichas categorías.
5. Proveedores y transferencias internacionales
| Proveedor | Servicio | Ubicación / garantías |
|---|---|---|
| Infomaniak | Alojamiento web y almacenamiento | Suiza · Decisión de adecuación UE |
| Stripe | Procesamiento de pagos | EE.UU./UE · Cláusulas contractuales tipo |
| Mistral AI | Lectura (OCR) y extracción de datos de documentos escaneados o fotografiados | Francia (UE) · Sin transferencia internacional |
| Infomaniak | Envío de correos transaccionales (SMTP) | Suiza · Decisión de adecuación UE |
Con todos los proveedores que actúen como encargados del tratamiento se formalizarán los correspondientes contratos de encargo conforme al art. 28 RGPD.
6. Conservación de datos
- Imágenes de captura móvil: eliminadas tras la confirmación de descarga por la aplicación de escritorio. Plazo máximo: 30 días.
- Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa. Tras la baja, se conservan durante 2 años para atender posibles reclamaciones.
- Datos de facturación: 6 años desde la emisión de cada factura, conforme al Código de Comercio español (art. 30, conservación de libros y documentación justificativa).
- Tickets de soporte: 2 años desde el cierre del ticket.
- Registros de seguridad (logs): máximo 12 meses.
- Solicitudes de acceso: máximo 12 meses si no se crea una cuenta.
- Ajustes sincronizados de empresa (contactos, datos de empresa, perfiles, categorías, plantillas, reglas de nomenclatura y distribución): mientras la empresa tenga la cuenta activa; se eliminan en cascada al darse de baja la empresa.
- Ajustes sincronizados personales (idioma, carpetas de destino): mientras el usuario tenga la cuenta activa; se eliminan en cascada al eliminarse el usuario.
7. Derechos de las personas interesadas
De conformidad con el RGPD y la LOPDGDD, puedes ejercer los siguientes derechos dirigiendo tu solicitud a support@kulram.com:
- Acceso (art. 15): conocer qué datos tuyos tratamos.
- Rectificación (art. 16): corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión (art. 17): solicitar la eliminación cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento.
- Limitación (art. 18): solicitar que se suspenda el tratamiento mientras se resuelve una reclamación.
- Portabilidad (art. 20): recibir tus datos en formato estructurado y legible por máquina.
- Oposición (art. 21): oponerte al tratamiento basado en interés legítimo.
- Retirada del consentimiento (art. 7.3): cuando proceda, puedes retirarlo en cualquier momento sin efecto retroactivo.
Responderemos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud.
Si consideras que tus derechos no han sido atendidos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es, autoridad de control de Kulram por estar establecida en España. Si resides en otro país del Espacio Económico Europeo, también puedes dirigir tu reclamación a la autoridad de protección de datos de tu país de residencia; puedes consultar el listado oficial en el sitio del Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB).
8. Seguridad
- Transmisión cifrada mediante HTTPS/TLS en todas las comunicaciones con el servidor.
- Acceso al servidor restringido por credenciales y permisos de rol.
- Las imágenes móviles se almacenan en directorios no accesibles públicamente.
- Las contraseñas se almacenan como hash irreversible (bcrypt).
- Registro de actividad para detección de anomalías.
En caso de violación de seguridad que afecte a tus datos personales, te notificaremos en el plazo legalmente establecido si existe riesgo para tus derechos.
9. Cookies
Esta web utiliza únicamente cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio (gestión de sesión de usuario). No se utilizan cookies de rastreo, analítica de terceros ni publicidad. Consulta más detalle en nuestra política de cookies.
10. Cambios en esta política
Kulram puede actualizar esta política cuando sea necesario. Notificaremos los cambios significativos por correo electrónico o mediante aviso en la aplicación con un mínimo de 15 días de antelación.
11. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es [Razón social del responsable]. Para más datos de contacto e inscripción registral, consulta el aviso legal.
12. Contacto
Para cualquier consulta sobre privacidad o para ejercer tus derechos: support@kulram.com